FICHE d’INFORMATION RELATIVE AU TRAITEMENT DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

(« Fiche d’information »)

La présente Fiche d’information s’applique aux candidats postulant pour une fonction auprès de la société à responsabilité limitée FARENZENA JULES S.à r. l. (ci-après dénommée, la « Société » ou « FARENZENA JULES »), ci-après dénommé le « Candidat »).

Conformément à la règlementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel, et en particulier, au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après le « RGPD »), la Fiche informatique a pour objectif d’informer le Candidat sur le traitement de ses données à caractère personnel.

La société FARENZENA JULES S.à r. l. ayant son siège social à 81, rue du Nord, L-3531 Dudelange et immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Luxembourg sous le numéro 73366 est le responsable du traitement des données à caractère personnel du Candidat.

Le Candidat reconnait qu’il a été informé et qu’il accepte expressément que la Société utilise, dans le cadre de ses activités et dans la limite de la règlementation applicable, ses données à caractère personnel pendant l’exécution de la phase précontractuelle (pour autant que de besoin et sans préjudice quant à l’article 2 de la présente Fiche d’information).

Article 1 : Définitions

Terme	Définition
Données à caractère personnel	Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
Traitement	Toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.
Responsable de traitement	La personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.
Destinataire	La personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un tiers.
Tiers	Une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l'autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère personnel.
Consentement [de la personne concernée]	Toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l'objet d'un traitement.
Catégories particulières de données à caractère personnel (« données sensibles »)	Les données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ; l’appartenance syndicale ; les données génétiques, les données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique ; les données concernant la santé ; les données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne.
Données concernant la santé	Les données à caractère personnel relatives à la santé physique ou mentale d'une personne physique, y compris la prestation de services de soins de santé, qui révèlent des informations sur l'état de santé de cette personne.
Organisation internationale	une organisation internationale et les organismes de droit public international qui en relèvent, ou tout autre organisme qui est créé par un accord entre deux pays ou plus, ou en vertu d'un tel accord.

 

Article 2 : Catégories de données à caractère personnel concernées

La Société utilisera les données à caractère personnel suivantes du Candidat (sans que cette liste soit exhaustive) :

Données d’identification et de contact (p.ex. nom, prénom, adresse du domicile, date et lieu de naissance, email professionnel et personnel, numéro de téléphone personnel et/ou professionnel, photo etc.) ;

Données administratives : possession d’un permis de travail / séjour ;

Données professionnelles : CV, lettre de motivation, historique des écoles, établissements, universités, nature des cours suivies, diplômes/certificats, références professionnelles, recommandations ;

Données académiques : conventions de stage, certificats de scolarité ;

Données judiciaires : casiers judiciaires.

Article 3 : Bases juridiques et finalités du traitement des données à caractère personnel

Les bases juridiques pour le traitement des données à caractère personnel du Candidat sont les suivantes :

L’exécution de la relation contractuelle, voire précontractuelle, conclue avec le Candidat.

La finalité poursuivie par la Société est l’administration du payroll et des ressources humaines, ainsi que la bonne exécution des relations contractuelles liant la Société et le Candidat. Cette dernière implique (sans que cette énumération soit limitative) des démarches liées au poste de travail, la gestion de l’horaire et de la durée de travail, les demandes de congé et autres absences du Candidat, la gestion de formations professionnelles, ainsi que la gestion de la fin de la relation de travail, le cas échéant.

La nécessité pour la Société de respecter ses obligations légales et/ou réglementaires.

Dans le cadre de la relation entre le Candidat et la Société, des obligations légales et/ou réglementaires incombent à cette dernière et notamment (sans que cette liste soit exhaustive) en matière fiscale, en matière de la santé et sécurité du Candidat et dans le domaine de la sécurité sociale.

L’intérêt légitime poursuivi par FARENZENA JULES dans le cadre de la mise en place des mécanismes précisés ci-dessous.

FARENZENA JULES a mis en place un système de vidéosurveillance. A ce titre, des caméras ont été installées aux endroits suivants : aux entrées et sorties des bâtiments, aux accès du dépôt et des zones de stockage, ainsi que dans la zone de stationnement des véhicules.

Les finalités du système de vidéosurveillance sont les suivantes : Assurer la sécurité des candidats, salariées, visiteurs et autres personnes présentes sur le site, protéger les bâtiments, véhicules, équipements, matériaux et autres biens de la Société contre les vols, dégradations ou actes de vandalisme.

Le Candidat peut à tout moment et sans formalités spécifiques demander à la Société d’obtenir des informations sur la « mise en balance » des droits et intérêts en cause.

Article 4 : Droits de la personne concernée

4.1. Le Candidat est informé qu’il dispose des droits suivants :

Droit de demander l’accès aux données à caractère personnel collectées par la Société concernant sa personne.

Droit de demander la rectification des données à caractère personnel inexactes le concernant ainsi que de demander à ce que les données à caractère personnel incomplètes soient complétées.

Droit d’exiger, dans les meilleurs délais, l’effacement des données à caractère personnel le concernant pour autant que :

les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ;

le Candidat retire son consentement (et qu’il n’existe aucune autre justification au traitement) ;

le Candida s’oppose au traitement ;

les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite ;

l’effacement est nécessaire au respect d’un obligation légale ;

les données à caractère personnel ont été collectées dans le cadre de l’offre de services de la Société de l’information visée à l’article 8, paragraphe 1 du RGPD.

Droit d’obtenir la limitation du traitement dans les cas visés ci-après :

L’exactitude des données à caractère personnel est contestée par le Candidat, pendant une durée permettant à la Société de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel ;

Le traitement est illicite et le Candidat s’oppose à leur effacement et exige à la place la limitation de leur utilisation ;

La Société n’a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires au Candidat pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;

Le Candidat s’est opposé au traitement pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par la Société prévalent sur ceux du Candidat.

Dès lors, les données à caractère personnel concernées ne pourront, à l'exception de la conservation, être traitées qu'avec le consentement du Candidat.

Droit de portabilité des données, à savoir, le droit de recevoir toutes les données à caractère personnel le concernant et fournies à FARENZENA JULES et de les transmettre à un autre responsable du traitement. Ce droit ne peut être exercée que dans des cas limitativement prévus et plus particulièrement lorsque :

Le traitement est fondé sur le consentement ou sur un contrat ;

Le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.

FARENZENA JULES se réserve le droit de facturer des frais pour un tel transfert, notamment en cas de demandes fréquentes et/ou en cas d’une demande jugée comme excessive au niveau du volume de données concernées. Le Candidat devra informer FARENZENA JULES par écrit en temps utile avant la fin de la relation contractuelle s’il entend faire usage de ce droit. A défaut, FARENZENA JULES ne pourra être tenue responsable pour la suppression des données personnelles.

Droit de s’opposer au traitement de ses données à caractère personnel pour des raisons tenant à sa situation particulière. Dès lors, la Société ne traitera plus les données à caractère personnel concernées, sauf s’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés du Candidat ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice de FARENZENA JULES.

4.2. Sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, le Candidat dispose du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle et notamment l’autorité de contrôle dans l’Etat membre de la résidence habituelle du Candidat, le lieu de travail du Candidat ou dans le pays ou la violation alléguée du RGPD a été commise, s’il considère que le traitement de données à caractère personnel le concernant constitue une violation des dispositions applicables en la matière.

La Société tient à préciser que la Commission Nationale pour la Protection des Données (ci-après dénommée la « CNPD ») est l’autorité nationale de contrôle compétente du Luxembourg.

Article 5 : Destinataires des données à caractère personnel

5.1. Le Candidat reconnait avoir été informé et marque expressément son accord sur le fait que certaines de ses données à caractère personnel, puissent, pour un usage professionnel, être transférées, le cas échéant, stockées en tout autre lieu de travail de FARENZENA JULES, voire du Groupe dont FARENZENA JULES fait partie, à un sous-traitant, client ou à tout autre cocontractant de FARENZENA JULES etc., ainsi qu’à toute administration ou autorité publique dans la mesure où un tel transfert est relié à la finalité du traitement opéré par la Société, ou pour d’autres raisons qui s’imposent à FARENZENA JULES (p.ex. en cas d’obligation légale s’appliquant à FARENZENA JULES etc.).

Les personnes occupant les fonctions suivantes sont destinataires des données à caractère personnel du Candidat : le gérant, la Direction, le personnel administratif, les personnes en charge du recrutement, le responsable comptable et les prestataires informatiques autorisés.

5.2. En outre, le Candidat est informé que la Société pourrait être amenée à divulguer ou communiquer des données à caractère personnel et si cela est nécessaire aux fins de la constatation, de l’exercice ou de la défense d’un droit en justice, que ce soit judiciaire, administrative et en matière extrajudiciaire, y compris de procédure devant les organismes de régulation.

Article 6 : Transfert des données à caractère personnel vers des pays tiers et/ou une organisation internationale

La Société confirme qu’aucune donnée personnelle du Candidat sera transférée vers un pays tiers et/ou organisation internationale.

Article 7 : Période de conservation des données à caractère personnel

FARENZENA JULES conservera les données à caractère personnel du Candidat pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées.

La durée de conservation des données personnelles dépend essentiellement de la nature des données concernées et des obligations de la Société et ceci sans préjudice du droit de FARENZENA JULES de conserver certaines données pour une durée plus longue en raison d’obligations légales / réglementaires s’appliquant à FARENZENA JULES, ou en raison de situations exceptionnelles qui justifieraient une conservation plus longue (procédure judiciaire etc.).

L’Annexe I « Période de conservation des données à caractère personnel » de la Fiche informatique informe, dans la mesure du possible, le Candidat sur les durées de rétention de ses données à caractère personnel.

L’autorité nationale de contrôle compétente du Luxembourg.

Article 8 : Informations générales

Toute question en rapport avec le traitement de données personnelles est à adresser à Vanessa FARENZENA , gérante de JULES FARENZENA dont les coordonnées sont les suivantes Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..

Annexe I

Période de conservation des données à caractère personnel

Vous trouverez ci-après un aperçu des différentes périodes de conservation en fonction de la finalité poursuivie / de la catégorie de données à caractère personnel traitée :

Documents / Types de données personnels	Finalité	Délais de conservation en base active	Délais de conservation en archives	Base juridique
CV, lettre de motivation, formulaire de candidature, diplômes, certificats	Gestion du processus de recrutement	Données supprimées au moment du refus	Non applicable	Phase pré contractuelle
Données d’identification et de contact du candidat	Evaluation de la candidature et prise de contact	Pendant la durée de recrutement	Non applicable	Phase précontractuelle
Images issues de la vidéosurveillance	Sécurité des personnes et des biens	8 jours max	Conservation plus longue en cas d’incident et de litige	Intérêt légitime