Declaration Relative Au Traitement Des Donnees A Caractere Personnel
(« Déclaration »)
La présente Déclaration s’applique aux prospects, clients, fournisseurs et prestataires externes de la société à responsabilité limitée FARENZENA JULES S.à r. l. (ci-après dénommée, la « Société » ou « FARENZENA JULES »), (regroupés ci-après sous le terme « Partenaire »).
Conformément à la règlementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel, et en particulier, au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après, le « RGPD »), la Déclaration a pour objectif d’informer le Partenaire sur le traitement de ses données à caractère personnel.
La société FARENZENA JULES S.à r. l. ayant son siège social à 81, rue du Nord, L-3531 Dudelange et immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Luxembourg sous le numéro 73366 est le responsable du traitement des données à caractère personnel du Partenaire.
Le Partenaire reconnait qu’il a été informé et qu’il accepte expressément que la Société utilise, dans le cadre de l’exécution de la relation d’affaires et dans la limite de la règlementation applicable, ses données à caractère personnel, tant pendant l’exécution qu’après la cessation des relations contractuelles (pour autant que de besoin et sans préjudice quant à l’article 3 de la Déclaration).
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Terme |
Définition |
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Données à caractère personnel |
Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. |
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Traitement |
Toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction. |
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Responsable de traitement |
La personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement. |
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Destinataire |
La personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un tiers. |
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Tiers |
Une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l'autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère personnel. |
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Consentement [de la personne concernée] |
Toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l'objet d'un traitement. |
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Catégories particulières de données à caractère personnel (« données sensibles ») |
Les données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ; l’appartenance syndicale ; les données génétiques, les données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique ; les données concernant la santé ; les données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne. |
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Organisation internationale |
Une organisation internationale et les organismes de droit public international qui en relèvent, ou tout autre organisme qui est créé par un accord entre deux pays ou plus, ou en vertu d'un tel accord. |
La Société utilisera les données à caractère personnel suivantes du Partenaire (sans que cette liste soit exhaustive) :
Données d’identification et de contact (p.ex. nom, prénom, adresse du domicile, date et lieu de naissance, email professionnel et personnel, numéro de téléphone personnel et/ou professionnel, etc.)
Données financières et comptables (p.ex. coordonnées bancaires, etc.)
Données électroniques (p.ex. identifiants, etc.)
Données collectées par vidéo surveillance
Les bases juridiques pour le traitement des données à caractère personnel du Partenaire sont les suivantes :
L’exécution de la relation contractuelle, voire précontractuelle, conclue avec le Partenaire.
La finalité poursuivie par la Société est la réalisation de la relation commerciale avec le Partenaire, notamment la conclusion, l’exécution, le suivi et la gestion des contrats, des commandes, des prestations, de la facturation ainsi que des échanges liés à la collaboration.
La nécessité pour la Société de respecter ses obligations légales et/ou réglementaires.
Dans le cadre de la relation entre le Partenaire et la Société, des obligations légales et/ou réglementaires incombent à cette dernière, notamment les obligations comptables, fiscales, administratives..
L’intérêt légitime poursuivi par FARENZENA JULES dans le cadre de la mise en place des mécanismes précisés ci-dessous.
FARENZENA JULES a mis en place un système de vidéosurveillance. A ce titre, des caméras ont été installées aux endroits suivants : les entrées et sorties du bâtiment et de l’atelier, les zones de circulation communes extérieurs.
Les finalités du système de vidéosurveillance sont les suivantes : assurer la sécurité du personnel de la Société, des partenaires, des visiteurs et toute personne accédant aux locaux. Prévenir et constater les actes de malveillance, de vol ou de dégradation, protéger les biens et équipements de la Société.
La Société peut, en sus, procéder aux actions suivantes :
La gestion des relations publiques de la Société (y compris les références) ainsi que la présence intra et sur internet de la Société.
Pour faire valoir des droits juridiques et se défendre en cas de litige juridique, ainsi que de prévenir et élucider les infractions pénales ou les manquements graves aux obligations légales et/ou contractuelles.
Le Partenaire peut à tout moment et sans formalités spécifiques demander à la Société d’obtenir des informations sur la « mise en balance » des droits et intérêts en cause.
Le consentement du Partenaire
Le Partenaire est informé et reconnaît qu’il peut retirer son consentement à tout moment. Toutefois, si le traitement est en parallèle basé sur une autre base légale, le retrait du consentement n'aura en principe pas d'impact sur le traitement effectué par FARENZENA JULES (ou du moins pas sur l'intégralité du traitement).
4.1. Le Partenaire est informé qu’il dispose des droits suivants :
Droit de demander l’accès aux données à caractère personnel collectées par la Société concernant sa personne.
En cas de demande, la Société fournit au Partenaire une copie des données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement relatif à la demande du Partenaire. Toutefois, FARENZENA JULES se réserve le droit d’exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs pour toute copie supplémentaires demandée par le Partenaire.
Droit de demander la rectification des données à caractère personnel inexactes le concernant ainsi que de demander à ce que les données à caractère personnel incomplètes soient complétées.
Droit d’exiger, dans les meilleurs délais, l’effacement (« droit à l’oubli) des données à caractère personnel le concernant pour autant que :
les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière;
le Partenaire retire son consentement sur lequel est fondé le traitement et il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement;
le Partenaire s’oppose au traitement pour des raisons tenant à sa situation particulière;
les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite;
l’effacement des données à caractère personnel est nécessaire au respect d’une obligation légale;
les données à caractère personnel ont été collectées dans le cadre de l’offre de services de la Société de l’information visée à l’article 8, paragraphe 1 du RGPD.
Droit d’obtenir la limitation du traitement dans les cas visés ci-après :
l’exactitude des données à caractère personnel est contestée par le Partenaire, pendant une durée permettant à la Société de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel;
le traitement est illicite et le Partenaire s’oppose à leur effacement et exige à la place la limitation de leur utilisation;
la Société n’a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires au Partenaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice;
le Partenaire s’est opposé au traitement, la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par la Société prévalent sur ceux du Partenaire.
Dès lors, les données à caractère personnel concernées ne pourront, à l'exception de la conservation, être traitées qu'avec le consentement du Partenaire.
Droit de portabilité des données, à savoir, le droit de recevoir toutes les données à caractère personnel le concernant et fournies à FARENZENA JULES et de les transmettre à un autre responsable du traitement. Ce droit ne peut être exercée que dans des cas limitativement prévus et plus particulièrement lorsque :
le traitement est fondé sur le consentement ou sur un contrat;
le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.
Le Partenaire devra informer par écrit FARENZENA JULES en temps utile avant la fin de la relation contractuelle s’il entend faire usage de ce droit. A défaut, FARENZENA JULES ne pourra être tenue responsable pour la suppression des données personnelles
Droit de s’opposer au traitement de ses données à caractère personnel pour des raisons tenant à sa situation particulière. Dès lors, la Société ne traitera plus les données à caractère personnel concernées, sauf s’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés du Partenaire ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice de FARENZENA JULES.
4.2. Sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, le Partenaire dispose du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle et notamment l’autorité de contrôle dans l’Etat membre de la résidence habituelle du Partenaire ou dans le pays ou la violation alléguée du RGPD a été commise, s’il considère que le traitement de données à caractère personnel le concernant constitue une violation des dispositions applicables en la matière.
La Société tient à préciser que la Commission Nationale pour la Protection des Données (ci-après, la « CNPD ») est l’autorité nationale de contrôle compétente du Luxembourg.
5.1. Le Partenaire reconnait avoir été informé et marque expressément son accord sur le fait que certaines de ses données à caractère personnel puissent, pour un usage professionnel, être transférées le cas échéant, stockées en tout autre lieu de travail de FARENZENA JULES, à un sous-traitant, client ou à tout autre cocontractant de FARENZENA JULES ainsi qu’à toute administration ou autorité publique dans la mesure où, un tel transfert est relié à la finalité du traitement opéré par la Société, ou pour d’autres raisons qui s’imposent à FARENZENA JULES (p.ex. en cas d’obligation légale s’appliquant à FARENZENA JULES).
Les personnes occupant les fonctions suivantes sont destinataires des données à caractère personnel du Partenaire : Les prestataires informatiques intervenant dans la gestion et la maintenance des systèmes informatiques, la fiduciaire et toute personnes dûment habilitées dont l’accès aux données est nécessaire à l’exécution de ses missions.
5.2. En outre, le Partenaire est informé que la Société pourrait être amenée à divulguer ou communiquer des données à caractère personnel et si cela est nécessaire aux fins de la constatation, de l’exercice ou de la défense d’un droit en justice, que ce soit judiciaire, administrative et en matière extrajudiciaire, y compris de procédure devant les organismes de régulation.
La Société confirme qu’aucune donnée à caractère personnel du Partenaire sera transférée vers un pays tiers et/ou organisation internationale.
FARENZENA JULES conservera les données à caractère personnel du Partenaire pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées.
La durée de conservation des données à caractère personnel dépend essentiellement de la nature des données concernées et des obligations de la Société et ceci sans préjudice du droit de FARENZENA JULES de conserver certaines données pour une durée plus longue en raison d’obligations légales / réglementaires s’appliquant à FARENZENA JULES, ou en raison de situations exceptionnelles qui justifieraient une conservation plus longue (procédure judiciaire etc.).
L’Annexe I « Période de conservation des données à caractère personnel » de la présente Déclaration informe, dans la mesure du possible, le Partenaire sur les durées de rétention de ses données à caractère personnel.
Dans le cadre de la relation d’affaire, le Partenaire doit fournir les données personnelles qui sont nécessaires à l'établissement, à l'exécution et à la fin de la relation d'affaire et à l'exécution des obligations contractuelles qui y sont liées ou que FARENZENA JULES est tenue de collecter par la loi ou en vertu d'une convention collective. Sans ces données à caractère personnel, FARENZENA JULES ne sera généralement pas en mesure de conclure un contrat avec le Partenaire et/ou de l'exécuter.
Dans certains cas, le Partenaire peut subir des inconvénients s'il ne fournit pas certaines données à caractère personnel, notamment l’impossibilité d’être enregistré comme fournisseur ou sous-traitant ou bien client, l’impossibilité d’exécuter les prestations de travail.
Le Partenaire reconnaît que l’absence ou la fourniture incomplète des informations et des documents nécessaires à FARENZENA JULES, peut empêcher l'établissement et l'exécution de la relation de travail.
Toute question en rapport avec le traitement de données à caractère personnel est à adresser FARENZENA JULES dont les coordonnées sont les suivantes Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
La présente Déclaration est librement accessible sur site internet www.farenzena.lu et peut être discrétionnairement adaptée par FARENZENA JULES. La version disponible sur www.farenzena.lu est la version applicable.
Annexe I
Période de conservation des données à caractère personnel
Vous trouverez ci-après un aperçu des différentes périodes de conservation en fonction de la finalité poursuivie / de la catégorie de données à caractère personnel traitée :
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Documents / Types de données personnels |
Finalité |
Délais de conservation en base active |
Délais de conservation en archives |
Base juridique |
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Données de contact clients, fournisseurs et sous-traitants (nom, prénom, fonction, téléphone, é-mail) |
Exécution de la relation d’affaires |
Pendant la durée de la relation d’affaires |
10 ans à partir de la fin de la relation d’affaires |
Exécution d’une relation contractuelle et respect des obligations légales |
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Contrats, Commandes, devis contenant des données personnelles |
Gestion et suivi des projets et de la relation contractuelle |
Pendant la durée de la relation d’affaires |
10 à partir de la fin de la relation d’affaires |
Exécution d’une relation contractuelle et intérêt légitime |
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Factures, données de facturation et documents comptables |
Respect des obligations comptables et fiscales |
Pendant la durée nécessaire à la gestion |
5ans maximum |
Intérêt légitime |
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Images issues du système de la vidéosurveillance |
Sécurité des personnes, des biens et des chantiers |
30 jours maximum, sauf incident nécessitant une conservation plus longue |
Pendant la durée nécessaire à la gestion du litige ou de la procédure concernée |
Intérêt légitime |
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Correspondances électroniques professionnelles |
Gestion des relations d’affaires et suivi des dossiers |
Pendant la durée de la relation d’affaires |
10 ans à compter de la fin de la relation d’affaires |
Exécution d’une relation contractuelle et intérêt légitime |